Khi lựa chọn công ty outsource, làm thế nào để đánh giá khả năng giao tiếp của người phụ trách bên đối tác?

Theo khảo sát về thực trạng sử dụng dịch vụ thầu ngoài tiếp thị kỹ thuật số được một doanh nghiệp thực hiện vào tháng 1 năm 2024, 86,1% người tham gia khảo sát cho biết họ đã “cân nhắc chuyển đổi” hoặc “đã chuyển đổi” khi uỷ thác công việc Marketing cho các nhà cung cấp/đối tác bên ngoài.

Ngoài ra, khi hỏi 315 người về lý do họ cân nhắc chuyển sang công ty khác, kết quả thu được  như sau:

• “Chọn vì giá rẻ, nhưng cuối cùng lại tốn nhiều công sức hơn (49,8%)”
• “Chất lượng của tư vấn viên/kỹ thuật không tương xứng với giá cả (37,8%)”

Nguồn: Khảo sát về việc sử dụng dịch vụ Outsource Digital Marketing được thực hiện vào tháng 1 năm 2024 

Kết quả này cho thấy rõ ràng rằng khả năng giao tiếp của người phụ trách bên phía công ty outsource có ảnh hưởng lớn đến sự thành công hay thất bại của dự án.

Có thể bạn đã từng có trải nghiệm trong các dự án outsource trước đây, trong đó vấn đề giao tiếp với bên đối tác đã ảnh hưởng đến hiệu quả chi phí.

Chính vì vậy, việc đánh giá khả năng giao tiếp của người phụ trách khi lựa chọn công ty outsource trở nên vô cùng quan trọng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích 8 tiêu chí mà bạn cần biết để đánh giá khả năng giao tiếp của đối phương trong môi trường kinh doanh.

1. Phản hồi nhanh chóng

Những người có kỹ năng giao tiếp tốt có xu hướng phản hồi rất nhanh.

Người phản hồi nhanh thường sẽ trả lời lần đầu tiên trong vòng một giờ trong giờ làm việc.

Ngược lại, nếu bạn không nhận được phản hồi nào trong hơn 24 giờ, bạn nên cẩn thận.

Khi khách hàng đặt câu hỏi hoặc yêu cầu, phản hồi đầu tiên cũng là thông báo rằng bạn đã nhận được liên hệ đó, vì vậy khách hàng càng yên tâm càng sớm càng tốt.

Ngoài ra, việc tự đặt ra thời hạn và sắp xếp liên lạc, chẳng hạn như “Tôi sẽ trả lời/hỗ trợ trước ngày ○○“, cũng là một chỉ số về kỹ năng giao tiếp tốt.

Hành động như vậy cũng có thể là bằng chứng cho thấy nhà thầu bên ngoài đang thực sự quan tâm đến nhu cầu của khách hàng.

2. Khả năng đọc hiểu cao

Người có kỹ năng giao tiếp tốt có khả năng đọc hiểu cao, có thể nhanh chóng nắm bắt được ý định thực sự của đối phương. Do đó các chi phí giao tiếp không cần thiết sẽ được giảm thiểu.

Ngoài ra, những người này thường xuyên xác nhận với đối phương về những gì họ đã hiểu, chẳng hạn như “[nội dung] có đúng không?”, do đó, trọng tâm của cuộc trò chuyện không bị lạc và không cần phải giải thích nhiều lần để người khác hiểu ý của mình.

“Khả năng đọc hiểu cao” cũng có nghĩa là mục tiêu của cuộc giao tiếp được xác định rõ ràng và được hỗ trợ bởi kinh nghiệm phong phú.

3. Tư duy logic

Người có tư duy logic tốt thường có kỹ năng giao tiếp tốt.

Họ có thể chia nhỏ vấn đề và truyền đạt thuật ngữ chuyên môn một cách dễ hiểu, phù hợp với trình độ kiến thức của đối phương.

Ví dụ, trong một cuộc thảo luận, có những người hay nhầm lẫn giữa “mục đích” và “phương tiện”. Tuy nhiên, người có tư duy logic tốt sẽ sắp xếp lại các vấn đề và hướng cuộc thảo luận đến mục tiêu cuối cùng.

Hơn nữa, họ có thể giải thích các khái niệm phức tạp một cách đơn giản và sử dụng các ví dụ cụ thể để giúp người khác dễ hiểu hơn.

Nhờ đó, có thể tránh lãng phí thời gian do hiểu lầm hoặc hiểu sai.

4. Có khả năng trực quan hóa thông tin

Người có kỹ năng giao tiếp tốt thường giỏi trong việc biến những gì họ hình dung trong đầu thành hình minh họa hoặc sơ đồ.

Trong ngành tiếp thị và CNTT, có nhiều thuật ngữ và khái niệm khó truyền đạt bằng lời nói, vì vậy việc diễn giải của cả hai bên thường có sự khác biệt nhỏ chỉ qua giao tiếp bằng lời nói.

Tuy nhiên, người có kỹ năng giao tiếp tốt có thể dễ dàng giải thích bằng cách vẽ sơ đồ hoặc hình ảnh trên bảng trắng hoặc ghi chú.

Bằng cách trực quan hóa thông tin, ngay cả những nội dung khó cũng có thể được truyền đạt dễ dàng hơn, tránh hiểu lầm và nhầm lẫn.

Ngoài ra, những người này thường giỏi trong việc tạo tài liệu và trình bày thông tin một cách trực quan.

5. Xác nhận kỹ tình hình hiện tại và mục tiêu của khách hàng

Người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ luôn cố gắng làm rõ tình hình hiện tại và mục tiêu của khách hàng.

Bởi vì khi xem xét chiến lược và biện pháp cho dự án, điều đầu tiên cần thiết là hiểu được tình hình hiện tại và mục tiêu.

Nếu không thể xác nhận điều này với khách hàng, sẽ có sự khác biệt trong nhận thức giữa hai bên, dẫn đến khó đạt được kết quả hoặc gây ra sự cố.

Để cả khách hàng và người phụ trách bên phía công ty outsource đều hài lòng và cảm nhận được kết quả, điều quan trọng là cả hai bên phải có chung nhận thức về tình hình hiện tại, mục đích và mục tiêu.

Nếu công ty outsource không chủ động xác nhận tình hình hiện tại hoặc mục tiêu, có khả năng kỹ năng giao tiếp của người phụ trách có vấn đề nên cần thận trọng.

6. Khả năng lắng nghe tốt

Người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ chủ động đặt câu hỏi cho khách hàng.

Điều này là cần thiết để làm rõ các vấn đề hiện tại mà khách hàng đang gặp phải và mục tiêu mà họ muốn đạt được.

Những người này có thể hiểu được không chỉ các vấn đề bề nổi của khách hàng mà còn cả những vấn đề tiềm ẩn. Bằng cách đó, họ có thể hiểu được nhu cầu thực sự của khách hàng và đề xuất các giải pháp tối ưu.

Người có khả năng lắng nghe tốt không chỉ thu thập thông tin mà còn xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng và dẫn dắt dự án thành công thông qua giao tiếp hiệu quả.

7. Có khả năng đề xuất phương án tối ưu phù hợp với mục tiêu (vấn đề và nhu cầu)

Người có kỹ năng giao tiếp tốt có thể nắm bắt chính xác mục tiêu và nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra những đề xuất phù hợp nhất.

Ví dụ, khi lập kế hoạch cho một chiến dịch tiếp thị, thay vì chỉ đơn giản đề xuất các dịch vụ mà nhà cung cấp có thể cung cấp một cách ngẫu nhiên, họ sẽ đề xuất các chiến lược tối ưu dựa trên ngành, khách hàng mục tiêu, nhu cầu thị trường và tình hình cạnh tranh của khách hàng.

Bằng cách điều chỉnh theo mục tiêu mà khách hàng muốn đạt được, độ chính xác của đề xuất sẽ được cải thiện và dễ dàng đạt được kết quả mong đợi hơn.

Ngoài ra, kiến thức về các xu hướng và công nghệ mới nhất trong ngành cũng rất quan trọng. Nếu người phụ trách có kiến thức này, họ có thể cung cấp giải pháp hiệu quả nhất cho khách hàng.

8. Có thể giải thích trước các rủi ro

Người phụ trách có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giải thích trước các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.

Khả năng giải thích rủi ro cho thấy họ có nhiều kinh nghiệm, đã vượt qua những thất bại trong quá khứ và thể hiện sự trung thực với khách hàng.

Ví dụ: khi đề xuất một chiến lược tiếp thị mới, họ được yêu cầu truyền đạt rõ ràng các rủi ro và thách thức tiềm ẩn, đồng thời đưa ra các biện pháp đối phó. Điều này cho phép khách hàng hiểu được rủi ro và đưa ra quyết định phù hợp.

Ngoài ra, việc giải thích rủi ro giúp chuẩn bị ứng phó nhanh chóng khi dự án gặp phải các vấn đề không lường trước được. Khi người phụ trách giải thích và chia sẻ rủi ro với khách hàng trước, mối quan hệ tin cậy sẽ được củng cố và tính minh bạch của dự án sẽ được nâng cao.

Khả năng giải thích rủi ro trước là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn công ty outsource.

Điều này cho phép khách hàng yên tâm tiến hành dự án và củng cố mối quan hệ tin cậy giữa hai bên.

Tóm tắt

Qua bài viết này, chúng tôi đã giải thích các tiêu chí để đánh giá khả năng giao tiếp của người phụ trách bên công ty outsource. Bạn thấy thế nào?

Khi lựa chọn công ty outsource, việc đánh giá kỹ năng giao tiếp của người phụ trách là rất quan trọng.

Các yếu tố bên dưới là những tiêu chí để đánh giá một người phụ trách có kỹ năng giao tiếp tốt.:

1. Tốc độ phản hồi và khả năng đọc hiểu
2. Tư duy logic
3. Khả năng trực quan hóa
4. Khả năng lắng nghe
5. Xác nhận tình hình hiện tại và mục tiêu
6. Đề xuất phương án tối ưu phù hợp với mục tiêu
7. Giải thích trước các rủi ro

Dựa trên những yếu tố này, việc xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa khách hàng và công ty outsource sẽ dẫn đến thành công của dự án.

Để tìm được công ty outsource phù hợp nhất, hãy xem xét kỹ các chỉ số về khả năng giao tiếp này và chọn đối tác phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.

Alive đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tạo trang web, vận hành quảng cáo kỹ thuật số, triển khai CRM và các công cụ MA.

Do đó, các nhân viên phụ trách giao tiếp trực tiếp với khách hàng của chúng tôi có đầy đủ các yếu tố được giới thiệu trong bài viết này, và đó cũng là thế mạnh của Alive.

Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn trong nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như làm mới trang web, sử dụng kỹ thuật số để thu hút khách hàng và tuyển dụng nhân tài. Vì vậy, nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Cảm ơn bạn đã đọc đến cuối bài viết này.

>> Liên hệ Alive để được tư vấn về làm mới website, thu hút khách hàng và tăng cường tuyển dụng 

>> Xem các dịch vụ mà Alive cung cấp