Không muốn thất bại! 7 điều cần lưu ý khi đặt thiết kế website

Xin chào, tôi là Kuruma – quản lý phòng phát triển kinh doanh của công ty Alive Việt Nam.
Đã bao giờ bạn yêu cầu một công ty thiết kế & lập trình website hoặc thiết kế vật phẩm phụ vụ cho việc quảng cáo của công ty, nhưng kết quả hoàn thành không như bạn mong đợi và làm bạn cảm thấy thất vọng hay chưa?
Ở Việt Nam, thực tế có những công ty đảm nhận thiết kế và lập trình website với chi phí rất rẻ, nhưng đã có nhiều trường hợp chất lượng sản phẩm đầu ra rất thấp. Ví dụ như, về mặt giao tiếp, những gì bạn yêu cầu đã không được thực hiện. Điều đó nói lên cuộc nói chuyện giữa hai bên đã không được hiểu thấu đáo… Về mặt thiết kế và nội dung thì thiết kế được hoàn tất với thị hiếu hoàn toàn khác biệt với bầu không khí mà bạn đã hình dung. Bằng cách nào đó mà sản phẩm ra lò khác với những gì bạn đã tưởng tượng, các tính năng bạn nghĩ thông thường phải có trên một trang web đã không được triển khai. Hơn nữa là việc sử dụng không được thuận tiện như mong đợi.
Nói cách khác, đó là một sản phẩm đặt hàng bị lỗi kể từ thời điểm giao hàng và cũng sẽ không được sửa chữa sau đó.
Vậy thì, tại sao điều đó lại xảy ra?

Hầu hết các trường hợp xảy ra sự cố như trên phát sinh trong quá trình trao đổi, giao tiếp giữa khách hàng và công ty lập trình web.
Nếu bạn nghĩ, “Tôi không biết rõ về CNTT, tôi chỉ muốn ném nó cho một công ty lập trình nào đó” thì hãy cẩn thận với suy nghĩ này.
Nếu bạn yêu cầu sản xuất thiết kế, phần còn lại không phụ thuộc vào bạn, nhưng công việc này là nếu có được sự phối hợp chung giữa khách hàng và công ty sản xuất thì sẽ đạt được một đầu ra chất lượng hơn theo những thỏa thuận của 2 bên. Khi yêu cầu một công ty lập trình web tạo ra một trang web hoặc thiết kế in ấn dùng trong quảng cáo, có một số điểm mà bên đặt hàng nên ghi nhớ.

Lần này, để tránh những rắc rối có thể xảy đến, chúng tôi sẽ giải thích 7 điểm mà người có nhu cầu làm website nên chuẩn bị trước khi yêu cầu một công ty thiết kế & lập trình trang web và pamphlet của công ty (mà dưới đây được gọi là “sản phẩm”).

1)Làm rõ và xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu và các vấn đề hiện tại

Như thường thấy trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc đặt mục tiêu và xác định các vấn đề hiện tại là rất quan trọng. Công việc được yêu cầu sẽ giải quyết vấn đề hiện tại, vì vậy hãy xác định trước những gì bạn muốn thực hiện và những gì sẽ làm cho nó thành công và sắp xếp thông tin cần thiết cho điều đó.

Ở giai đoạn ý tưởng, rất khó để điều chỉnh hết những gì bạn muốn, và có rất nhiều chi tiết bạn muốn làm.
Tuy nhiên, nếu bạn cứ cố hiện thực hóa tất cả mọi thứ bạn muốn làm, chi phí sản xuất sẽ tự nhiên tăng lên và có nguy cơ, các mức độ ưu tiên sẽ không được rõ ràng và mục tiêu lập ra trang web không được xác định rõ nữa. Vì vậy, điều quan trọng là hãy nghĩ đến những thiết kế đơn giản nhất có thể, và tiến hành thực hiện với những điều bạn muốn đạt được nhất trong giai đoạn đầu tiên. Sau đó, tốt nhất là thực hiện từng bước tiếp theo trong khi phân tích kết quả và tình huống.

Ngoài ra, tôi cho rằng bạn nên gắn độ ưu tiên vào những gì mình đang cần ở công ty lập trình.
Ví dụ như, “tốc độ”, “chất lượng”, “chi phí”, 3 điều này có mối liên quan như sau:

• Nếu chú trọng tốc độ, chất lượng sẽ thấp đi mà chi phí thì tăng lên.
• Nếu chú trọng chất lượng thì sẽ mất nhiều thời gian.
• Nếu chú trọng giá cả thì chất lượng thấp, tiêu tốn nhiều thời gian.

Cũng tùy theo công ty thiết kế web, sẽ có những thế mạnh riêng như thiết kế ra trang web nhanh, làm web giá rẻ, hay cung cấp trang web chất lượng cao, vì vậy, hãy lựa chọn những công ty phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
Nhân đây cho tôi nói một chút về thế mạnh của ALIVE VIỆT NAM, chúng tôi lấy chất lượng sản phẩm làm tiêu chí phải đảm bảo và đã nhận được nhiều đề nghị tư vấn từ các công ty muốn xây dựng thương hiệu vững chắc cũng như các công ty muốn làm ra những ấn phẩm hay hình ảnh thương mại dùng để quảng bá cho thương hiệu.

2) Xác định trước phạm vi công việc

Khi đặt hàng một đơn vị sản xuất nào đó, điều quan trọng là phải vạch ra những quy định rõ ràng về việc ai là người sẽ đối ứng và sẽ đối ứng những phạm vi như thế nào. Sản phẩm thiết kế không thể tiến hành theo kiểu “bằng cách nào đó”, mà cần trải qua nhiều bước. Trường hợp thiết kế trang web, không chỉ thiết kế mà còn có công đoạn lập trình ra trang web đó, vì vậy cần phải thực hiện nhiều bước hơn nữa.
Cụ thể, công việc sẽ bắt đầu bằng một buổi thảo luận, thu thập nhu cầu của khách hàng sau đó được hoàn thành thông qua một số bước, chẳng hạn như phát triển nội dung → lên bố cục → tạo câu chữ → thiết kế → phát triển website → phát triển cấu trúc → kiểm tra và sửa lỗi.
Khi tiến hành tham khảo nhu cầu khách hàng, chúng tôi thảo luận kỹ với khách hàng về những mục công việc nào liệt kê dưới đây, có thể có những mục không rõ ràng, bên cạnh các yêu cầu thiết kế và phát triển, quan trọng là bên nào sẽ chịu trách nhiệm đối ứng những phạm vi như thế nào.
・Lên nội dung:
Công ty bạn có tiến hành soạn nội dung nào muốn đưa lên trang web hoặc pamphlet của công ty mình chưa, hay sẽ phó thác cho phía công ty thiết kế?

・Viết nội dung:
Nội dung giới thiệu công ty sẽ do công ty bạn đưa ra, hay sẽ thuê người viết?

・Dịch thuật (nếu có):
Công ty bạn sẽ đảm nhận việc này, hay sẽ thuê người dịch thuật?

Trường hợp thiết kế website, sẽ có thêm những chi tiết mà chúng tôi sẽ xác minh như sau:
・Server và Domain/SSL sẽ do công ty bạn tự mua hay sẽ dùng dịch vụ cung cấp của bên thiết kế website?
・Việc cập nhật nội dung lên web, sử dụng công cụ CMS thì sẽ do bên nào phụ trách?

Phạm vi giao phó cho công ty thiết kế càng lớn, chi phí sẽ càng cao, nhưng nếu nguồn lực của công ty bạn không đủ, việc thuê bên ngoài có lẽ sẽ giúp công việc tiến triển thuận lợi hơn.
Vì vậy hãy vừa xem xét cân đối giữa ngân sách và tài nguyên vừa ra quyết định nhé!
Tiến hành một cách có kế hoạch từ đầu tới thời hạn phải cho ra sản phẩm.

Khi đang đặt hàng làm một trang web, hãy điều chỉnh để đảm bảo thời gian mà bạn muốn thấy được sự hoàn tất ở mức độ nào đó của sản phẩm. Nếu đó là một trang web, sẽ có thời điểm bạn muốn khởi chạy nó tại các cuộc họp báo, hay cho kịp kỳ quyết toán, v.v. và còn phải tính trước thời hạn nộp chờ phản hồi và phê duyệt của công ty mẹ tại Nhật Bản. Nếu đó là tài liệu dùng để quảng bá như pamphlet chẳng hạn, tôi nghĩ rằng cần thực hiện để kịp cho các buổi triển lãm. Nói chung, tại công ty chúng tôi thì chúng tôi mất khoảng 3 tháng từ lúc xác minh yêu cầu đến lúc bàn giao trang web để tạo trang (tùy theo yêu cầu) và khoảng 1 đến 1,5 tháng từ lúc xác minh yêu cầu đến khi in hoàn thành brochure.

Nếu bạn dành thời gian để xác định đầy đủ các yêu cầu hoặc nếu bạn muốn kiểm tra cẩn thận chất lượng các sản phẩm bàn giao, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu lập kế hoạch với với khoảng thời gian dư dả rồi mới bắt đầu lựa chọn công ty thiết kế.
Ngoài ra, điều quan trọng cần lưu ý là ngay cả khi đã bắt đầu đi vào thiết kế, khi thời gian công khai trang web cụ thể vẫn chưa được quyết định đi nữa, thì cũng không nên để kéo dài thời gian sản xuất.

Nếu thời gian sản xuất bị kéo dài một cách không cần thiết, mục đích yêu cầu thiết kế của công ty bạn từ thời điểm ban đầu sẽ trở nên dần đi vào quên lãng và có nguy cơ mục đích ban đầu đã không rõ ràng và phía công ty thiết kế cũng tính chi phí về mặt thời gian để quản lý tiến độ của dự án, do đó, có những trường hợp phát sinh chi phí một cách không cần thiết.

Khi bạn đã thiết lập lịch trình thiết kế từ thời điểm đầu tiên, hãy đảm bảo rằng kế hoạch đang được thực hiện theo lịch trình như vậy. Trường hợp cảm thấy không thể đảm bảo được theo lịch trình, hãy bàn lại với công ty thiết kế càng sớm càng tốt. Việc thiết lập lại lịch trình mới dựa trên thỏa thuận giữa hai công ty sẽ tránh nhiều rắc rối.

Vẫn còn 4 điểm nữa, và xin được cung cấp trong phần tiếp theo. Mời các bạn đón đọc nhé!

Giới thiệu đôi chút về công ty Alive Việt Nam

ALIVE Vietnam là công ty chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh của công ty Alive Japan, cung cấp dịch vụ giải pháp thiết kế nhắm vào thị trường Việt Nam.
Web Design, UI/UX Design
Thiết kế trang web tập trung vào thiết kế chất lượng cao và hiệu quả của trang web
Branding / CI Design
Giải pháp thiết kế nguyên bộ nhận diện thương hiệu dành cho các dịch vụ mới tại Việt Nam
Web Marketing
Cung cấp bí quyết và phương pháp nắm bắt từ việc khai thác thị trường Việt Nam
Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách nhấn vào nút Contact ở đầu trang.