ベトナムの日系企業で働く皆さま、こんにちは。アライブベトナムの車です。

前半のブログで「制作会社にホームページ制作やパンフレット制作の依頼をする際、発注者が事前に準備しておくべき7つのポイント」のうち、最初の3つをご紹介いたしましたが後編では残りの4つを書きたいと思います。

前回も書きましたが、デザイン制作はお願いすればあとは全てお任せで出来上がるものではなく、依頼者と制作会社との共同作業です。

お互い納得できる制作物を完成させるための参考になれば幸いです。

 

<4> 会社の事業やターゲット、製品(サービス)の特徴や強み、競合を整理しておく

こちらは以前のブログ「説得力のあるWebサイトを作る上で重要な思考フロー」でも書きましたが、

・顧客(ターゲット)の定義
・競合調査
・自社の強みの洗い出し

の3軸で目的に沿った現状分析をしっかり事前に行いましょう。

これがしっかり定まっていなければどんなに良いデザインの制作物が仕上っても、ターゲットに対して御社の製品・サービスの良さは伝わりません。

誰にどんなメッセージを届けたいのか、競合他社との差別化ポイントはどこにあるのか？

マーケティングツールとしてのWebサイトやパンフレットなどを作成する場合、特にここをしっかりと抑えることが肝となってきます。

 

自社分析をしっかりと行わず、制作会社になんとなく丸投げをしても決してうまくいくことはありません。

ある程度は制作会社もヒアリングをしてくれたとしても、ビジネスを一番詳しく理解しているのは発注者であるあなた自身なのです。

しっかりと情報を整理して制作会社に伝えることは制作を発注する上で最も重要な仕事の１つです。

元の情報の内容が薄ければ、制作会社側も提供された情報の中でしかアウトプットができないので、エンドユーザーに届けられる内容も薄くなってしまいます。

できるだけわかりやすくドキュメントなどに起こしてもれなく共有しましょう。

 

<5> 事前に予算を明確にして製作会社に伝える

製作会社に作業依頼する場合、どれくらいの金額までが予算の許容範囲なのかを伝えておいた方がベターです。

時間をかけて実現したいことを詰めていった結果、見積を見たら想像していた金額より大幅に高かった。というケースもよくあります。

希望の予算イメージを製作会社に伝えれば、製作会社は予算の範囲内でできる限りクライアントの要望を満たす最適な提案を模索します。

お互い貴重な時間を無駄にしないためにも、「何をいつまでに」と合わせてどれくらいの予算で実現したいのかを事前に整理しておきましょう。

予算を最初に伝えてしまうと、予算一杯で高く見積されることを懸念される方もいらっしゃるかかもしれませんが、正直ベースで交渉した方が時間的なコストを鑑みれば逆に失敗しにくいのではと思っています。

 

<6>RFP(提案依頼書)を用意する

できる範囲で良いのでPFP(提案依頼書)を作成することをお勧めします。わかりやすく言うと制作会社に依頼したい内容をまとめた書面のことです。

<1>から<5>で記載したような内容をドキュメントにまとめておくことで、制作会社に御社の状況や実現したい事が詳しく伝わります。

具体的には、

・目的
・目標(KGI/KPI)
・背景
・現状の課題
・自社の強み
・競合動向
・要望リスト
・公開希望日
・予算

などのような形で項目を分類して作成するとよりわかりやすいと思います。

また、要望については現在の会社の事業フェーズや背景を鑑みて、「必須/希望」など優先度を分類しておくと良いでしょう。

 

<7> ある程度マーケティングの基礎知識を習得しておく（Web制作の場合は最低限のITリテラシも必要）

発注側の担当者のマーケティングリテラシやITリテラシがあまりにも低い場合もミスコミュニケーションからトラブルに発展するリスクが高まります。

制作会社からのヒアリングや要件定義の際にもまともなコミュニケーションができなかったり、Web制作のケースですとIT用語が理解できないまま進行してしまったり、発注者側と制作会社側の認識が異なったままずるずる完成を迎えてしまうと言うケースです。 (もちろん、説明不足や確認不足など制作会社側の担当者に起因して引き起こされるトラブルも存在します)

知識レベルが違いすぎると、発注者と制作会社との間でかかるコミュニケーションの時間も倍増し、理解深度の観点でも合理的な制作進行ができません。

このような事態を引き起こさないためにも、ある程度の専門知識を持った担当者を窓口に立てるか、もし適切な担当者のアサインが難しい場合は、ある程度自分でもGoogleなどから知識を得ておくことをお勧めします。

マーケティングやIT関連の情報はGoogleで簡単に見つかるので、ざっと読んで軽く理解しておくだけでも制作会社側との協議が驚くほどスムーズに進行するケースもあります。

 

 

まとめ

今回は、依頼者が制作会社へのデザイン発注時に気をつけておきたい7つのポイントをご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

冒頭でも書いたように、デザイン制作はお願いすればあとは全てお任せで出来上がるものではなく、依頼者と制作会社との共同作業です。

事前にしっかりと現状や実現したいことの情報を整理してから制作会社とコミュニケーションを深めることで、きっとお互いに納得できる結果を得られますので、ご参考にしていただければ幸いです。

 

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