ベトナムの日系企業で働く皆さま、こんにちは。アライブベトナムの車です。

皆さんはこれまでWebサイト制作やパンフレットなどを制作会社に依頼したのに、期待通りに仕上がらずモヤモヤしたことはありませんか？

ベトナムでは安いコストで制作を請け負ってくれる会社もありますが、その分出てくるアウトプットの質は非常に低いというケースがまだまだ多く存在しています。

例えば、コミュニケーションの領域で言えば、お願いしたはずのことが実行されない。話が噛み合わない。。。デザインやコンテンツの領域で言えば、思い描いていた雰囲気とはまるで違うテイストのデザインが上がってきた。なんだか想像していた内容となんだか違う。Webサイトで言えばできると思っていた機能が実は実装されていなかった。想像以上に使い勝手が悪かった。
など、言わばオーダーメイドで作った製品が、納品時から不良品でその後の修理もままならないようなイメージです。

ではなぜそのようなことが起こってしまうのでしょうか？

このようなトラブルが発生するケースのほとんどは発注者側と制作会社側との間で、認識のすり合わせなどのコミュニケーションが十分に行われていことに起因しています。

「自分はIT詳しくないから製作会社に丸投げすればいいや」とか「依頼さえすればあとはお任せでいい感じに仕上がるでしょ」なんて思っている方はご注意ください。

デザイン制作はお願いすればあとは全てお任せで出来上がるものではなく、依頼者と制作会社との共同作業によってお互いに納得できるより良いアウトプットが実現します。

制作会社へWebサイト制作や紙媒体のデザインを依頼する際、発注者側にも抑えておくべきポイントがあるのです。

今回はお互いにトラブルに避けるため、制作会社にホームページ制作やパンフレット制作(以下「制作物」と呼びます)の依頼をする際に発注者が事前に準備しておくべき7つのポイントを解説します。

<1> 現状の目的と課題を明確にして優先度をつけておく

どの事業でも共通して言える基本的なことですが、目的の設定と現状課題の洗い出しはとても重要です。

依頼する制作物は現状の課題を解決するものであり、「何のために作るのか？何をもって成功とするのか？」を事前に定義し、そのために必要な情報を整理しましょう。

構想段階では、やりたいことが整理しきれず、あれもこれもとやりたいことが溢れ出てくることが多くあります。

しかし、やりたいことを全部盛り込もうとすれば当然制作コストも上がってきますし、優先度も曖昧になり目的がはっきりしなくなるリスクもあります。

ですので思考をできるだけシンプルにして、最初のフェーズで実現したいことをある程度絞って前に進むことが大切です。その後で、実績や状況を分析しながら次のステップを段階的に実行していく方が良いと考えます。

 

また、制作会社に求めるものにも優先度をつけておくと良いと思います。

例えば、「速さ」「クオリティ」「価格」。　これらの3つは以下のような相関関係にあります。

・「速さ」を重視すれば、「クオリティ」が下がり「価格」が上がる。

・「クオリティ」を重視すれば、「時間」がかかる。

・「価格」を重視すれば「クオリティ」が下がり「時間」がかかる。

制作会社によっても、”早く作れる”・”安く作れる”・”高いクオリティを提供できる”などそれぞれ得意分野が異なりますので、自社のニーズとマッチしている制作会社を選ぶのが良いと思います。

ちなみに弊社ALIVE VIETNAMは、「クオリティ」の高さを強みとしており、しっかりとブランディングを行いたい企業様や各種販促物をマーケティングに活かしていきたい企業様から多くのご相談をいただいています。

 

<2> 業務範囲を事前に明確にしておく

制作物を発注する際に、だれがどの範囲を対応するのかをしっかりと線引きしておくことも重要です。

制作物は”なんとなく”進行していくものではなく、多くの工程のを経て仕上がります。Webサイト制作の場合、デザインだけではなくプログラム開発の業務も入ってくるので、より多くの工程を踏む必要が出てきます。

具体的にはヒアリングから始まり、コンテンツの策定→レイアウト構成の構築→文言作成→デザイン→開発→インフラ整備→修正確認などいくつものステップを経て完成します。

私たちがお客様にヒアリングを行う場合、デザイン・開発要件の他に”曖昧になりがち”な、主に以下の業務項目についてどちらの会社がどこまでの範囲を対応するのかお客様と入念に協議するようにしています。

・コンテンツプランニング
Webサイトやパンフレットなどに掲載したいコンテンツ策定は自社で行うのか、制作会社に委託するのか？


・コンテンツライティング
紹介文章のライティングは自社で行うのか、制作会社に委託するのか？


・翻訳業務
言語翻訳はは自社で行うのか、制作会社に委託するのか？

 

Webサイト制作の場合は、少々細かくなりますが以下も確認します。

・サーバーやドメイン・SSLの手配は自社で行うのか、制作会社に委託するのか？ 
・CMSの入力作業はどちらが行うか？

制作会社への委託範囲が大きくなれば、その分コストも高くなりますが、自社のリソースが不足している場合は委託したほうがスムーズに進行できる場合もあります。

予算とリソースのバランスを見ながら判断しましょう。

 

<3> いつまでにアウトプットが必要か計画的に進める

制作物を依頼する場合、いつまでにどのレベルの成果物を得たいかをしっかりと整理しておきましょう。

Webサイトであれば、記者会見や決算時期などでローンチしたいタイミングがありますし、日本本社への稟議・承認などで必要な期間も事前に加味しておく必要があります。

パンフレットなどでしたら展示会に合わせて必要なタイミングが決まってくると思います。弊社ではWebサイト制作なら一般的に要件定義〜サイトリリースまでにおおよそ3ヶ月（要件次第で異なります）パンフレット制作であれば要件定義から印刷まで1〜1.5ヶ月程度の製作期間が必要となります。

充分に要件定義に時間を割いたり、入念に成果物の吟味して納得できる成果物を得たいのであれば、計画的に余裕を持って製作会社選びを開始することをおすすめします。

また製作が始まった後にも注意が必要なのが、具体的なリリースタイミングが決まっていない場合でも、製作期間をずるずると引き伸ばさないことです。

製作期間が不必要に長引けば、当初の要件定義の記憶も曖昧となり、最初に定めた目的が曖昧になるリスクがありますし、制作会社も案件の進捗管理するために時間的コストをかけているため、無駄な費用が発生してしまうケースもあります。最初に製作スケジュールを立てたらそれに従って計画的に実行するように心がけましょう。

もしスケジュール通りに進められない場合は、早めに製作会社に相談しましょう。両社合意のもとでスケジュールを再策定すればトラブルを避けることができます。

 

残り4つのポイントは後編でお届けいたします。お楽しみに！

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