Không muốn thất bại! 7 điều cần lưu ý khi đặt thiết kế website - phần tiếp theo

Xin chào, tôi là Kuruma – Quản lý phòng phát triển kinh doanh của công ty Alive Việt Nam.

Trong bài viết kì trước, tôi đã giới thiệu 3 điểm đầu trong số “7 điểm mà khách hàng có nhu cầu làm ra một trang web cần chuẩn bị trước khi yêu cầu một công ty thiết kế trang web và làm tờ rơi”, và tôi xin được giới thiệu những điểm còn lại trong bài viết lần này.

Như tôi đã nói ở lần trước, một khi bạn đặt hàng để thiết kế một món đồ nào đó cho công ty, mọi thứ không phải chỉ là giao phó tất cả rồi chờ cho tới khi sản phẩm được hoàn thành là xong, mà đây là một công việc cần sự hợp tác cùng làm giữa khách hàng và công ty thiết kế.
Chúng tôi hy vọng rằng đây sẽ là tài liệu tham khảo để giúp các bạn có thể hoàn tất một sản phẩm thỏa mãn được các yêu cầu và đạt được sự thấu hiểu của đôi bên.

4. Lập ra các đối thủ, đặc điểm và thế mạnh của sản phẩm, mục tiêu và giới thiệu ngành nghề của công ty

Tôi cũng đã có nhắc đến điều này trong bài blog trước đây của tôi, “Cách thức để tạo ra một trang web hấp dẫn“, đó là:

• Định nghĩa về khách hàng
• Tìm hiểu về đối thủ
• Làm nổi bật được thế mạnh của công ty mình

Hãy tiến hành phân tích hiện trạng thật kỹ trước dựa trên mục tiêu theo 3 yếu tố nêu trên. Nếu những điều này không được làm rõ, cho dù thiết kế của bạn tốt đến đâu, bạn cũng sẽ không thể nói cho khách hàng của bạn biết rõ sản phẩm và dịch vụ của bạn tốt như thế nào.

Bạn muốn bán được hàng cho ai? và đâu là điểm khác biệt so với đối thủ cạnh tranh của bạn?
Khi tạo một trang web hoặc brochure để làm một công cụ tiếp thị, điều đặc biệt quan trọng là phải nắm vững được những điều này. Nếu bạn không làm phân tích nội bộ mà ném ngay cho một công ty thiết kế nào đó, dự án sẽ không thể nào tiến hành được một cách trơn tru. Ngay cả khi công ty thiết kế có tiến hành thảo luận, lắng nghe để lấy ý tưởng cho bạn ở một mức độ nào đó đi nữa, thì chính bạn vẫn phải là người hiểu rõ về doanh nghiệp của mình nhất. Việc sắp đặt thông tin kĩ lưỡng để truyền đạt cho công ty thiết kế là một trong những công việc quan trọng nhất trong đặt hàng một thiết kế.

Nếu nội dung của thông tin ban đầu ít ỏi, bên thiết kế chỉ có thể sử dụng những thông tin được cung cấp như vậy, nên nội dung đến tay người dùng cuối cùng sẽ mỏng theo. Vì vậy, hãy cố gắng cung cấp cho bên thiết kế những tài liệu rõ ràng, dễ hiểu.

5. Vạch rõ ngân sách trước rồi mới nói chuyện với công ty thiết kế

Khi đặt hàng một công ty thiết kế, tốt hơn là cho họ biết có ngân sách dành cho việc thiết kế sản phẩm là bao nhiêu. Có nhiều trường hợp, kết quả sau một khoảng thời gian khá dài cố gắng để đạt được theo ý muốn, nhìn lại báo giá thì phát hiện chi phí đã cao hơn nhiều so với tưởng tượng ban đầu. Hãy nói cho công ty thiết kế biết ngân sách mong muốn của bạn và họ sẽ cố gắng tìm ra đề xuất tốt nhất để đáp ứng yêu cầu của bạn sao cho tối ưu đối với ngân sách đó. Để tránh lãng phí thời gian quý báu của đôi bên, hãy định ra trước số tiền bạn muốn dành cho sản phẩm đó và thời hạn hoàn thành là khi nào.

Nếu nói ra ngân sách của mình ở thời điểm đầu, có thể bạn sẽ lo lắng rằng bạn sẽ bị định giá cao theo mức ngân sách đó, nhưng nếu bạn đàm phán dựa trên cơ sở trung thực với chi phí tính theo thời gian thực hiện thì khả năng bị thất thoát tiền bạc sẽ ít hơn.

6. Chuẩn bị tài liệu đề xuất Request for Proposal (RFP)

Bạn nên tạo cái gọi là PFP – Tài liệu đề xuất thiết kế, với nội dung càng nhiều càng tốt. Nói cho dễ hiểu, đó là một tài liệu tập hợp những nội dung mà bạn muốn yêu cầu để phía công ty sản xuất dựa theo đó mà thiết kế. Bằng cách tổng hợp những nội dung theo bài viết trước đã liệt kê từ mục 1 đến mục 5, bạn sẽ truyền đạt được tình hình kinh doanh hiện tại và những công việc muốn yêu cầu bên công ty thiết kế thực hiện. Cụ thể thì,

• Mục đích
• Mục tiêu (KGI/KPI)
• Nền tảng
• Vấn đề đang gặp phải
• Thế mạnh của công ty
• Xu hướng cạnh tranh
• Danh sách yêu cầu
• Ngày mong muốn công bố
• Dự toán chi phí

và có thể còn có thêm những nội dung khác nữa tuỳ theo nhu cầu, việc tạo tài liệu chia nhỏ những nội dung ra như thế tôi nghĩ sẽ rất dễ hiểu. Ngoài ra, về các yêu cầu thì xét trên nền tảng và các giai đoạn kinh doanh của công ty, nếu có ghi chú thêm về mức độ ưu tiên như (cần thiết/có nhu cầu) thì sẽ càng tốt hơn nữa.

7. Chuẩn bị một số kiến thức cơ bản về marketing (nếu là tạo website thì cũng nên cần những kiến thức IT tối thiểu)

Nếu kiến thức marketing và kiến ​​thức CNTT của người phụ trách công việc đặt hàng quá ít, nguy cơ gặp phải những rắc rối do hiểu sai lệch thông tin sẽ tăng lên.
Có những trường hợp, nhà thiết kế và phía khách hàng đang nhận thức về yêu cầu công việc bị khác đi, nếu là thiết kế web thì khách hàng không hiểu những từ ngữ dùng trong IT nhưng vẫn cho tiến hành, hay nhà thiết kế đã không tiến hành tiếp xúc lấy ý kiến khách hàng cũng như định nghĩa yêu cầu của khách hàng một cách rõ ràng. (Tất nhiên, cũng có những vấn đề gây ra bởi người phụ trách của công ty thiết kế như thiếu sự giải thích rõ ràng và các bước xác nhận trong công việc). Nếu mức độ hiểu biết kiến ​​thức liên quan quá khác nhau, thì thời gian cần thiết để trao đổi giữa người đặt hàng và công ty thiết kế sẽ kéo dài gấp bội, dù có cái nhìn thấu hiểu ở mức độ cao đi nữa cũng không thể đạt được tiến độ hợp lý.

Để không gặp phải những tình huống như vậy, hãy xếp một người có một mức độ chuyên môn nhất định đứng ra phụ trách cho công việc này hoặc nếu khó phân công một người thích hợp phụ trách, khuyến khích bạn hãy tìm hiểu những kiến ​​thức liên quan từ Google, hoặc các nguồn khác. Thông tin liên quan đến marketing và IT thì có thể dễ dàng tìm thấy trên Google, do đó, ngay cả khi bạn chỉ đọc nhanh và hiểu nó một cách sơ lược mà trong nhiều trường hợp trong các cuộc thảo luận với các công ty thiết kế có thể tiến hành thuận lợi một cách đáng ngạc nhiên.

TỔNG KẾT

Bài viết kì này, tôi đã hoàn tất giới thiệu 7 điều mà khách hàng nên ghi nhớ khi đặt hàng thiết kế với một công ty thiết kế. Bạn đã hình dung ra được hình thức của công việc này chưa?
Như tôi có viết lúc đầu, khi bạn yêu cầu thiết kế, sản xuất bất kì một sản phẩm nào, không phải là việc phó mặc tất cả cho chúng tôi, công ty thiết kế, thực hiện, mà đó là công việc cần sự hợp tác giữa khách hàng và công ty thiết kế.
Với việc điều chỉnh thông tin về tình hình kinh doanh hiện tại và những gì bạn muốn đạt được trước khi tiến hành trao đổi chi tiết với công ty thiết kế, bạn sẽ có thể có được kết quả mĩ mãn cho cả đôi bên, vì vậy chúng tôi rất vui nếu bạn tham khảo bài viết này.

Giới thiệu đôi chút về công ty Alive Việt Nam

ALIVE Vietnam là công ty chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh của công ty Alive Japan, cung cấp dịch vụ giải pháp thiết kế nhắm vào thị trường Việt Nam.
Web Design, UI/UX Design
Thiết kế trang web tập trung vào thiết kế chất lượng cao và hiệu quả của trang web
Branding / CI Design
Giải pháp thiết kế nguyên bộ nhận diện thương hiệu dành cho các dịch vụ mới tại Việt Nam
Web Marketing
Cung cấp bí quyết và phương pháp nắm bắt từ việc khai thác thị trường Việt Nam
Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách nhấn vào nút Contact ở đầu trang.