リモートワークを円滑に行うための仕組みやツールのご紹介

弊社でリモートワークを導入してから約2週間が経過しましたが、社内コニュニケーションを密に取れるような仕組みを整えたため、作業スピードや質も今までと変わらずに業務を遂行できています。

そこで今回のブログではリモートワークを円滑に行うために弊社が導入したコミュニケーションや進捗管理の仕組みと活用しているツールをご紹介できればと思います。

 

1)仕組み作り

「コミュニケーションを密に取りましょう！進捗を常に報告しましょう！」といっても、仕組みがなければ実現できませんので、弊社は3つの仕組みを導入、活用するようにしました。（正確にはリモート開始前から導入していましたが、リモートワークに合わせて改善を行いました。）

<1日2回の定例会>

元々リモートワークを始める前から毎朝その日のタスクをチームで共有していましたが、リモートワークを開始してからは午後にも定例会を行うようにしました。

1日の業務をしっかりと棚卸しする事によりチーム内でタスクの抜け漏れがないかを確認し、日々の作業進捗も共有できるようになりました。

 

<タスク管理シート>

タスク管理シートは多くの企業で導入されていると思いますが、どこまで細かく見える化できているでしょうか。

弊社では各スタッフがその日のタスクと締切日、進捗をパーセンテージで入力できるシートをGoogleスプレッドシートで作成し、常に各自のタスクを確認し合える環境を整えました。

 

<日報>

弊社はSales Force社の日報機能を利用しています。Sales Forceに登録されたプロジェクトと日報が紐づいているため、どのプロジェクトで何時間作業したのか管理できるようになっています。これによりマネージャーは日々スタッフの業務詳細を確認できるようになり、特定のプロジェクトに時間が掛かりすぎている場合は業務フローを見直したりできるようになりました。

もし御社がまだ日報を導入していない場合、WordやExcelでもフォーマットを作成さえすれば簡単に導入できますので検討してみてはどうでしょうか。

 

2)コミュニケーションツール

リモートワークにおけるコニュニケーションの仕組みが整ったら、次はコニュニケーションのツールを選びましょう。

<Web会議ツール>

リモートワークにおいて直接顔をみて話せるWeb会議ツールは必須とも言えます。前回ご紹介したように弊社では主に下記の4つのツールを状況に応じて使い分けており、今回は無料版の機能を簡単にまとめました。

サービス名：Zoom
URL：https://zoom.us/
同時接続人数： 100名*
アカウント登録：主催者のみ必須
モバイルアプリ：あり
画面共有：可能
*3名以上で利用する場合、40分の時間制限有り。

サービス名：Googleハングアウト
URL：https://hangouts.google.com/
同時接続人数：10名
アカウント登録：主催者のみ必須
モバイルアプリ：あり
画面共有：可能

サービス名：Skype
URL：https://www.skype.com/ja/
同時接続人数：50名
アカウント登録：参加者必須
モバイルアプリ：あり
画面共有：可能

サービス名：Whereby
URL：https://whereby.com/
同時接続人数：4名
アカウント登録：主催者のみ必須
モバイルアプリ：あり
画面共有：可能

 

どのツールにも画面共有機能はついていますが、参加人数や制限時間等それぞれの特徴がありますので、状況に合わせて使い分けることをおすすめします。

弊社ではチーム全員が参加する定例会は人数制限枠の多いZoomを利用し、1対1で話すときはURLにアクセスするだけで利用できるWherebyを使用したりしています。

 

<チャットツール>

リモートワークを行うとお互いの状況が見えない分、密なコミュニケーションを取らないと誤認識が増え業務スピードやクオリティ低下に繋がりかねません。

かといって些細なことで毎回Web会議やメールを関係者宛てに送ったりといった作業は時間のロスとなります。

そこで前述したWeb会議システムとチャットツールを上手く使い分けてみてはいかがでしょうか。

テキストベースのコニュニケーションという意味ではメールとチャットツールは似ていますが、チャットツールには以下のような利点があります。

・リアルタイムなコニュニケーションが取れる

・同時に複数人とコミュニケーションが可能

・メールで必要な形式張った表現が少なく、やりとりがスピーディーに進む

 

弊社ではChatwork（https://go.chatwork.com/ja/）を利用していますが、

・Slack（https://slack.com/intl/ja-jp/features）

・LINE Works（https://line.worksmobile.com/jp/）

等各社から様々なサービスが提供されています。

感覚としてはChatworkとSlackを利用している企業が多いように思います。

社内だけではなく、お客様とのチャットグループを作成してコミュニケーションを取ることも増えていますので、今後の運用も考えると周りの企業が使っているチャットツールを導入するのが良いかもしれませんね。

 

まとめ

今回はリモートワークを円滑に行うための仕組みや使えるツールをご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。

ベトナムではコロナ新規感染者の数は日々減ってきていますが、いつまで活動制限が続くか読めない状況です。

今リモートワークが上手く回っていない企業様やこれからリモートワークを導入される企業様の参考になりましたら幸いです。

 

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