Giới thiệu các công cụ hỗ trợ làm việc tại nhà hiệu quả

Đã hai tuần trôi qua kể từ khi Alive áp dụng hình thức làm việc tại nhà (work from home), nhưng chúng tôi đã có thể thực hiện công việc của mình với tốc độ và chất lượng như trước đây vì chúng tôi có một hệ thống cho phép những thành viên trong công ty có thể liên lạc chặt chẽ với nhau. Vì vậy, trong bài blog này, tôi muốn giới thiệu hệ thống quản lý tiến độ và liên lạc từ xa mà Alive đang áp dụng để tiến hành công việc từ xa được trơn tru hơn.

1 Tạo cơ chế làm việc

Ngay cả khi bạn hiểu rằng “Hãy liên lạc chặt chẽ! Hãy luôn báo cáo tiến độ!”, nhưng những việc đó cũng không thể thực hiện được nếu không có cơ chế làm việc rõ ràng, vì vậy chúng tôi đã giới thiệu và sử dụng ba cơ chế. (Nói đúng ra là tôi đã giới thiệu những cơ chế này trước khi phát sinh nhu cầu làm việc từ xa, nhưng nay chúng tôi đã cải tiến nó cho phù hợp với hoàn cảnh làm việc từ xa)

. Tổ chức họp định kỳ hai lần một ngày
Trước giờ team chúng tôi, từng thành viên sẽ báo cáo công việc cho người quản lý vào mỗi buổi sáng, từ khi bắt đầu cho nhân viên làm việc tại nhà, tôi quyết định tổ chức thêm cuộc họp định kỳ vào mỗi buổi chiều. Bằng cách xác nhận kỹ lưỡng công việc trong một ngày, chúng tôi có thể kiểm tra xem có bị thiếu sót công việc nào trong ngày hay không và báo cáo tiến độ công việc hàng ngày.

. Tạo bảng quản lý công việc
Tôi nghĩ rằng các bảng quản lý công việc được sử dụng ở nhiều công ty, nhưng chúng có thể được ghi chép chi tiết đến mức nào? Chúng tôi đã tạo ra những bảng trong đó mỗi nhân viên có thể nhập các công việc, thời hạn hoà thành và tiến độ theo tỷ lệ phần trăm bằng bảng tính của Google mà khi nhìn vào đây, họ luôn có thể kiểm tra các công việc của mình.

. Báo cáo hàng ngày
Chúng tôi sử dụng công cụ báo cáo công việc hàng ngày của Sales Force. Các dự án đã đăng ký trong Sale Force được liên kết với các báo cáo hàng ngày, nên có thể quản lý được là đang thực hiện dự án nào và đã dành bao nhiêu giờ để thực hiện. Điều này cho phép các nhà quản lý xem chi tiết công việc của nhân viên hàng ngày và xem xét quy trình làm việc nếu một dự án cụ thể mất quá nhiều thời gian.

Nếu công ty của bạn chưa áp dụng công nghệ báo cáo công việc hàng ngày, bạn vẫn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng Word hoặc Excel, vì vậy bạn hãy xem xét thử nhé!

2 Công cụ liên lạc

Khi đã có cơ chế giao tiếp cho work from home, việc tiếp theo là chọn một công cụ để mọi người tiện liên lạc với nhau.
Công cụ họp trực tuyến

Có thể nói, công cụ họp trực tuyến sẽ cho phép bạn nhìn thấy mặt và nói chuyện trực tiếp trong thời gian work from home là điều cần thiết. Như tôi đã giới thiệu lần trước, chúng tôi chủ yếu sử dụng bốn công cụ sau theo từng tình huống và lần này tôi sẽ tóm tắt ngắn gọn các tính năng của phiên bản miễn phí.

• Tên dịch vụ: Zoom
  URL: https://zoom.us/
  Số người có thể kết nối cùng một lúc: 100 *
  Đăng ký tài khoản: Chỉ bắt buộc đối với người tổ chức cuộc họp
  Ứng dụng trên di động: Có
  Chia sẻ màn hình: Có thể
  * Trường hợp cho 3 người trở lên, thời gian sử dụng sẽ giới hạn trong 40 phút.
• Tên dịch vụ: Google Hangouts
  URL: https://hangouts.google.com/
  Số người có thể kết nối cùng một lúc: 10 người
  Đăng ký tài khoản: Chỉ bắt buộc đối với người tổ chức cuộc họp
  Ứng dụng trên di động: Có
  Chia sẻ màn hình: Có thể
• Tên dịch vụ: Skype
  URL: https://www.skype.com/ja/
  Số người được kết nối cùng một lúc: 50
  Đăng ký tài khoản: bắt buộc đối với mọi người tham gia cuộc họp
  Ứng dụng trên di động: Có
  Chia sẻ màn hình: Có thể
• Tên dịch vụ: Whereby
  URL: https://whereby.com/
  Số người được kết nối cùng một lúc: 4 người
  Đăng ký tài khoản: Chỉ bắt buộc đối với người tổ chức
  Ứng dụng di động: Có
  Chia sẻ màn hình: Có thể

Mặc dù mọi công cụ đều có chức năng chia sẻ màn hình, nhưng nó có các đặc điểm riêng như số lượng người tham gia và giới hạn thời gian, vì vậy nên sử dụng chúng đúng cách theo từng tình huống. Chúng tôi hay sử dụng Zoom, bởi các cuộc họp định kì đều có số lượng người tham gia đông, và khi chúng tôi cần nói chuyện một đối một, thì sử dụng Whereby, sử dụng đơn giản chỉ với việc truy cập URL.

Chat tool
Nếu bạn làm việc từ xa, bạn sẽ không thể nhìn thấy tình trạng của nhau. Nếu bạn không liên lạc chặt chẽ, sự hiểu lầm sẽ tăng lên và tốc độ lẫn chất lượng công việc có thể bị xấu đi. Việc tổ chức họp trực tuyến sẽ giúp giảm được thời gian gửi e-mail tới những người có liên quan về những vấn đề vặt vãnh, không quan trọng. Vậy nên bạn cũng thử sử dụng các công cụ họp trực tuyến được đề cập ở một cách phù hợp nhé.
Mặc dù email cũng giống các công cụ trò chuyện ở phương diên trao đổi qua lại dưới dạng văn bản, nhưng các công cụ trò chuyện còn có các ưu điểm sau:
. Có thể giao tiếp trực tuyến
. Có khả năng thực hiện cuộc gọi nhiều người cùng lúc.
. Giảm thiểu được việc trao đổi nhiều qua mail, đẩy nhanh được tiến độ

Alive hiện đang sử dụng Chatwork (https://go.chatwork.com/ja/),

Slack (https://slack.com/intl/ja-jp/features)

LINE Works (https://line.worksmobile.com/jp/)

Có nhiều công ty cung cấp rất nhiều các dịch vụ liên lạc trực tuyến khác nhau, và có vẻ nhiều công ty cũng đang sử dụng Chatwork và Slack. Không chỉ trong nội bộ công ty, mà nhu cầu tạo nhóm để liên lạc thường xuyên với khách hàng cũng đang tăng lên, nên có thể sẽ tốt hơn khi sử dụng cùng loại ứng dụng với những doanh nghiệp xung quanh công ty của mình thì sẽ rất thuận tiện cho việc hợp tác nếu có sau này.

3 Tổng kết

Tại Việt Nam, hiện số người mới bị nhiễm virus corona đang giảm mỗi ngày, nhưng không thể đoán trước được tình hình những hoạt động sẽ tiếp tục bị kéo dài trong bao lâu. Alive cũng hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích cho các công ty đang gặp khó khăn trong quản lý với hình thức work from home và cho các công ty có thể sẽ bước vào hình thức làm việc này về sau.

Giới thiệu đôi chút về công ty Alive Việt Nam

ALIVE Vietnam là công ty chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh của công ty Alive Japan, cung cấp dịch vụ giải pháp thiết kế nhắm vào thị trường Việt Nam.
Web Design, UI/UX Design
Thiết kế trang web tập trung vào thiết kế chất lượng cao và hiệu quả của trang web
Branding / CI Design
Giải pháp thiết kế nguyên bộ nhận diện thương hiệu dành cho các dịch vụ mới tại Việt Nam
Web Marketing
Cung cấp bí quyết và phương pháp nắm bắt từ việc khai thác thị trường Việt Nam
Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách nhấn vào nút Contact ở đầu trang.